14 czerwca 2024r Sejm przyjął ustawę o ochronie sygnalistów uwzględniając wszystkie uwagi Senatu, co oznacza, że prawo pracy ostatecznie wypada z zakresu podmiotowego ustawy.
Ustawa została skierowana do Prezydenta RP, który naprawdę w trybie ekspresowym, już 19 czerwca br. podpisał dokument, który 24 czerwca br. został opublikowany w Dzienniku Ustaw co oznacza to, że ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie już 24 września 2024 r
Z kolei procedury zgłoszeń wewnętrznych powinny zostać przesłane do konsultacji z pracownikami najpóźniej 12 września br.
Kończy to ponad 2,5 letnie prace rządowe w tym zakresie, które rozpoczęły się w listopadzie 2021r, jeszcze w poprzedniej kadencji Sejmu.
Warto zwrócić uwagę na fakt, jak wysoką cenę płaci Polska za znaczące opóźnienie wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów. Wyrok TSUE z 24.04.2024r zobowiązuje do zapłacenia kary ryczałtu w wysokości 7.000.000 € oraz dziennej kary 40.000 € od dnia ogłoszenia wyroku do momentu wprowadzenia omawianych przepisów do prawnego porządku krajowego.
Kto ma obowiązek wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów?
- podmioty prawne, działające w sektorze publicznym,
- podmioty prawne działające w sektorze prywatnym w których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób według stanu na 1.01. i 1.07 danego roku,
- podmioty obowiązane wymienione w 1. ustawy AML oraz Dyrektywie UE 2019/1937- załącznik część II B art.2 ust.1 lit. a – nie zależnie od ilości osób wykonujących pracę na ich rzecz. Przykłady: banki, zakłady ubezpieczeń, brokerzy i agenci ubezpieczeniowi, domy maklerskie, fundusze inwestycyjne, firmy pożyczkowe, kantory, SKOKI, biura rachunkowe, firmy audytorskie, biegli rewidenci, notariusze, pośrednicy nieruchomości, przewoźnicy czy podmioty związane z gospodarką odpadami i emisją gazów cieplarnianych itd.
Najważniejsze działania jakie należy wykonać:
- Przyjęcie procedury zgłoszeń wewnętrznych – prawidłowa dokumentacja,
- Zapewnienie ochrony sygnalistom,
- Stworzenie wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych,
- Podjęcie decyzji czy przyjmowane będą zgłoszenia anonimowe,
- Wybór odpowiednich osób i zorganizowanie procesu obsługi zgłoszeń,
- Podejmowanie działań następczych i prowadzenie postępowań wyjaśniających w ramach reakcji na otrzymane zgłoszenie – jedno z najważniejszych i najtrudniejszych zadań osób odpowiedzialnych za system whistleblowingu.
- Przygotowanie wykazu działań mających wpływ na zmianę mentalności pracowników w ocenie dokonywanych zgłoszeń.
Dla każdej firmy będzie to nie lada wyzwanie, ale szczególnie dla tych, które nie zatrudniają na stałe prawników, czy compliance oficerów.
Sankcje za brak wdrożenia przepisów.
Posiadanie procedury zgłoszeń i prowadzenie działań następczych jest obowiązkiem prawnym, co oznacza, że jego niespełnienie może grozić karami. Jego niespełnienie może polegać zarówno na kompletnym niewdrożeniu tej procedury, czy nie posiadaniu jej istotnych elementów obowiązkowych, które są określone w prawie, ale może też polegać na wadliwej implementacji procedury. Ustawa przewiduje za:
- utrudnienia dokonywania zgłoszeń – grzywna lub kara pozbawienia wolności do 2 lat,
- podejmowanie wobec sygnalisty więcej niż dwa działania odwetowe – kara pozbawienia wolności do 3 lat,
- naruszenie obowiązku poufności tożsamości osoby – grzywna, kara ograniczenia wolności lub kara pozbawienia wolności do roku,
- nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych lub nieprawidłowej – wykrocznie podlegające grzywnie do kwoty 1.080.000 zł, a w niektórych przypadkach 1.620.000 zł
Data obowiązywania nowych przepisów ( 24.09.2024r) oznacza pracowite wakacje dla organizacji zobowiązanych do ich wdrożenia. Dlatego uważam, że teraz jest dobry moment, aby rozpocząć prace nad wewnętrzną procedurą, która nie tylko będzie prawidłowo działać, ale przede wszystkim odpowiadać specyfice firmy.
Popieram wszystkich, którzy nie chcą przeżyć drugiej gorączki RODO i nie chcą zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę.
Pracodawcy, zanim podejmiecie jakieś działania, kupicie procedurę czy podpiszecie umowę z dostawcą platform zgłoszeniowych – zamówcie szkolenie i porozmawiajcie ze specjalistami, bo warto się dowiedzieć czego tak naprawdę potrzebujecie.
Kontakt z naszym doradcą w zakresie omawianych zagadnień:
Teresa Grabowska
TG-Doradztwo i Zarządzanie
E mail: biuro.tg.doradztwo@gmail.com.